Переход на цифровой документооборот: памятка для клиентов логистической компании «УТС»

С 1 сентября 2026 года сфера логистики в России полностью переходит на обязательное использование электронных перевозочных и экспедиторских документов. Бумажные аналоги заменяются юридически значимыми цифровыми формами: электронными поручениями экспедитору (ЭПЭ), электронными экспедиторскими расписками (ЭЭР) и другими типами документов.

Компания «УТС» осуществляет деятельность по модели экспедитора. Вы передаете нам поручение на организацию транспортировки, а мы берем на себя прием груза, оформление документов, взаимодействие с перевозчиками и полное цифровое сопровождение на каждом этапе.

Что требуется от клиента для работы в новых условиях

Для беспрепятственного взаимодействия в рамках цифрового контура вам необходимо выполнить несколько обязательных шагов:

• Заключить договор с аккредитованным оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД).
• Оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для сотрудников, которые будут заверять и подписывать документы.
• Передать вашему менеджеру в «УТС» наименование оператора ЭДО и индивидуальный идентификатор участника – для организации взаимодействуия.
• Своевременно  составлять и подписывать в личном кабинете электронные поручения для нашей компаниии.

 

 

Клиент фактически подписывает с экспедитором один электронный документ — электронное поручение экспедитору. Оно включает два раздела - титула, которые представляют собой XMLфайлы, направляемые посредством ИС ЭПД: Титул 1 — Информация Клиента. Его создает Клиент. Титул 2 — Информация экспедитора. Его создает экспедитор как исполнитель услуг. Таким образом он согласовывает поручение. После принятия груза во владение Экспедитор направит Клиенту экспедиторскую расписку, которая состоит из одного раздела - титула, формируемого экспедитором и подтверждает принятие груза к экспедированию. Выдача груза, осуществляется путем подписания грузополучателем бумажного документа.

 

Какими документами будут подтверждаться услуги

В соответствии с Письмом Минфина России от 15 февраля 2024 г. № 03-03-05/13092, для признания и документального подтверждения расходов на транспортно-экспедиционные услуги в целях налогообложения прибыли организации обязаны использовать утвержденные формы экспедиторских документов. Без их наличия расходы не могут быть учтены по налогу на прибыль. В цифровом формате взаимодействия между клиентом и «УТС» используются следующие документы:

1. Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ) — ключевой документ, закрепляющий условия экспедирования. Согласно требованиям ФНС, он состоит из двух обязательных XML-титулов: файла Т1 (информация отправителя, которую акцептует клиент) и файла Т2 (информация исполнителя, формируемая «УТС»).
2. Электронная экспедиторская расписка (ЭЭР) — официальный цифровой документ, который выпускает и подписывает «УТС», подтверждая факт приема груза под свою ответственность.
3. Акт выдачи груза — на текущем этапе остается бумажным документом, который грузополучатель подписывает при фактическом получении отправления.

Клиенту «УТС» не требуется самостоятельно заполнять и оформлять транспортные накладные (ЭТрН), путевые листы или заказы-наряды. Все эти документы «УТС» составляет и подписывает с непосредственными перевозчиками от своего имени, полностью освобождая вас от лишней бюрократической нагрузки.

Как изменится операционный процесс

 

Случаи исключения (когда допускается бумажный формат)

Согласно Приказу Минтранса России от 3 апреля 2026 года № 115, существует закрытый перечень ситуаций, при которых экспедиторские документы продолжают оформляться в классическом бумажном виде:

• Обслуживание государственных нужд, нужд обороны, правопорядка и безопасности страны, а также транспортировка воинских или специальных грузов.
• Оказание услуг в регионах, где официально введены режимы чрезвычайной ситуации, повышенной готовности, военного положения или контртеррористической операции.
• Полное отсутствие технической возможности обмена файлами из-за подтвержденных обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор).
• Перевозка личных, семейных и домашних вещей для физических лиц, не связанных с коммерческой деятельностью.
• Если одной из сторон договора выступает иностранное физическое или юридическое лицо.

«УТС» обеспечивает полное экспертное и техническое сопровождение на каждом этапе вашего подключения к ЭДО. Цифровизация позволит нам существенно ускорить документооборот, исключить риск потери оригиналов и гарантировать полную налоговую безопасность вашей отчетности. [1]

Если у вас возникли вопросы по настройке обмена или интеграции ИС ЭПД, пожалуйста, свяжитесь с вашим менеджером «УТС» или отправьте запрос в службу технической поддержки для оперативной консультации.

Письма с действующей позицией Минфина прилагаются